" PENYUSUNAN SOP APLIKASI INOVASI DAN REVIUW SOP TAHUN 2022 "
Senin, (21/02) Rapat Penyusunan SOP Inovasi dan Review SOP dilaksanakan di Ruang Rapat Lt.2 Pengadilan Agama Ambon. Pelaksanaan Rapat ini sebagai manifestasi Rencana Aksi Pembangunan Zona Integritas yang telah ditetapkan dan disosialisasikan pada tanggal 28 Januari 2022 lalu.
Fokus Tim Penyusun kali ini lebih mengedepankan sasaran yang akan dicapai, sebagai petunjuk organisatoris dan acuan yang menjelaskan detail prosedur yang lebih baku, seperti yang dijelaskan oleh Kasubbag Kepegawaian Ortala.
"Rapat penyusunan SOP ini, tendensinya lebih ke fokus ke manfaat yang dicapai ya, tidak serta merta hanya mengganti tanggal efektif dan jabatan wakil ketua ke ketua saja, misalnya saja ada perubahan dasar hukum dan perubahan aplikasi yang dipakai, seperti SI CUT TARI, E-Register di Kepaniteraan, dan SOP Penggunaan Aplikasi SAKTI di Umum dan Keuangan." Kata Kasubbag Kepegawaian Ortala selaku Anggota Tim
Kemudahan dalam teknis penyusunan SOP perlu untuk menginventarisir SOP di masing-masing bagian, seperti yang dijelaskan oleh Ibu Rusna Styastuti, S.H.,M.H
"Sebenarnya perlu diinventarisir, terutama bagian SOP Kepaniteraan ya, perlu dipilah mana SOP yang perlu direview, terutama bagian regulasi, mana yang sudah tidak dipakai, dan ini bukan pekerjaan yang mudah, butuh mobilisasi yang membutuhkan energi lebih dan harus lebih dari 1 orang yang membuatnya". Kata Bu Rusna Panmud Hukum selaku Anggota Tim
"Sebagai contoh, untuk SOP layanan PTSP supaya bisnis prosesnya disesuaikan dengan yang seharusnya yakni Satpam sebagai titik awal dalam SOP pelayanan hingga sampai pada petugas pemberi layanan.". Tambah bu Rusna Panmud Hukum selaku Anggota Tim
"Kira - kira apa jalan yang lebih ringkas dan efektif untuk penyelesaian SOP ini?" Tanya Pak Tomi, Koordinator SOP Hakim
"Jika hanya fokus untuk pemenuhan eviden, sebenarnya gampang saja untuk membuatnya, hanya saja kita harus melihat sasaran apa yang dicapai dari penyusunan SOP ini, karena pentingnya SOP ini dapat menjadi acuan jika terjadi miskomunikasi dan mal-administrasi di kemudian hari". Tegas Kasubbag Kepegawaian Ortala selaku Anggota Tim
"Sebenarnya SOP ini pekerjaan per bagian, jadi pembuatan SOP ini, cara sederhananya uraian tugasnya diserahkan ke masing-masing bagian, mulai dari kegiatan pertama, siapa yang melaksanakan, produk akhirnya kemana, yang lebih tau adalah bagiannya sendiri." Jelas Bu Nurjanna selaku Anggota Tim
"Saya rasa,rapat ini biar lebih spesifik, harus mengedapankan solution oriented ya, bukan problem oriented. Melihat penyusunan SOP yang butuh mobilisasi yang tidak mudah, saya merekomendasikan review SOP fokus kepada SOP yang dasar hukum atau regulasinya berubah, misalnya SOP tentang Mediasi, SOP tentang PNBP, atau fokus kepada SOP yang Penggunaan Aplikasinya sudah Digital, misalnya SI CUT TARI, Butam, dan Aplikasi Inovasi lainnya, dan untuk yang lainnya kita sesuaikan dengan keadaan, misalnya Jabatan Ketua dan Keseragaman tanggal Efektifnya, selanjutnya kita memikirkan siapa yang menjadi penanggung-jawab penyusunnya mulai dari redaksi uraian tugas sampai pada penanggung-jawab tabel dan flowchartnya." Usul Zulkifli Z. Abbas selaku Anggota Tim.
"Ya itu yang saya maksudkan, bagian kepaniteraan menginventarisir SOP apa yang perlu diubah, nanti koordinasikan dengan IT untuk pembuatan format baku dan flowchartnya," Jelas Kasubbag PTIP selaku Anggota Tim
"Kalau di area 5 sendiri, sebagai eviden dari Area 5 Penguatan Pengawasan, saya masih bingung di bagian Penomoran pada SOP, kita mengacu kemana?" tanya Fauzan Syahid Naki, S.Kom selaku Anggota Tim
"Kalau SOP sebelumnya, saya kira sudah terdaftar pada Penomoran SOP pada APM kemarin, mengacu pada ketentuan yang telah diterbitkan sesuai yang dijelaskan pada SOP bagian Tata Laksana, dan untuk flowchartnya diserahkan saja ke operator masing-masing bagian ya, yang penting narasinya disusun dulu." Jelas Pak Sekretaris selaku Koordinator SOP Kesekretariatan.
Kesimpulan rapat adalah menyepakati penanggung-jawab setiap SOP baik narasi dan bagan, dan flow chartnya, terakhir juga disepakati perihal deadline dari masing-masing SOP. Harapannya Penyusunan SOP ini sesuai penerapan ISO 9001:2015, tuntutan pekerjaan yang diharuskan profesional sesuai dengan bisnis proses agak tidak terjadi benturan kepentingan dikemudian hari.
( zul )